Sådan organiseres dine e-mails

"Rens op for evigt" er mottoet for Jürgen Kurz, født i 1965. Han rådgiver virksomheder om emnet "oprydning". Han skriver også bøger om emnet. Nyt er "ryddet op for evigt - endda digitalt", Gabal-Verlag, 128 sider, 19,90 euro.

Hr. Kurz, hvor mange e-mails er der i din indbakke? Jürgen Kurz: Så få, at jeg kan fange dem med ét blik. Seriøst har e-mails revolutioneret og optimeret vores kommunikation for mange år siden. Men nu er de blevet et tidspildt og motiverende rovdyr. Det er ikke selve e-mailen, men den ineffektive måde at håndtere den på. Ofte misbruges indbakken som en opgaveliste.

Hvordan afhjælper du dette?

Som med organiseringen af konkrete dokumenter, hjælper nogle tricks med at få overhånden i indbakken igen. Hvis en e-mail netop opdages i stedet for at blive behandlet, forbliver den i indbakken. Resultatet: Indbakke? Tilstoppet ?. Det efterfølgende kig på e-mails i indbakken, som allerede er åbnet, men endnu ikke er behandlet, kan skabe stress. Behandling er en strategi, der kan holde din indbakke konstant slank eller tom. Der er fem trin til behandling: sletning, videresendelse, arkivering, redigering eller planlægning. Hvis du går med hver e-mail et af disse trin, får du et overblik og holder et køligt hoved.

Er der en måde at sortere e-mails på forhånd?

Ja. De fleste programmer har en regler-guide. Så du kan f.eks Lad nyhedsbrevet flyde ind i en separat mappe. Dette sænker mængden i indbakken lidt, og stresset reduceres. For som et gratis skrivebord giver en klar indbakke en god følelse. Hvis du har flere nyhedsbreve sendt til dig eller deltager i diskussionsfora, er det bedst at oprette en anden e-mail-adresse. Under gmx.de eller web.de kan du gøre dette gratis. Din hovedadresse vil derefter blive skånet fra de ofte resulterende reklamemails.

Hvilke situationer har typisk en særlig overvældende effekt på os?

Ofte er det dagene efter ferien. Det hjælper med at blive enige med en kollega, før han vender gennem postkassen, så vi allerede har en vis struktur, når vi kommer tilbage. Eller du giver dig selv en dag, hvor du kun rediger indbakke og underretter forretningspartnerne en dag senere. Så du kan langsomt komme ind igen og få et overblik over opgaverne.

Og i hverdagen?

E-mails er en kilde til stress i hverdagen. Vi kontrollerer konstant indgangen eller bliver distraheret af et bip. Deaktivering af lyd- og visuelle e-mail-modtagelsessignaler fjerner presset fra tingene og hjælper med at forhindre, at vi konstant afbrydes. Dette gælder også for mobile enheder, tablets og smartphones. Det er også nyttigt at behandle e-mails i blokke flere gange om dagen. På denne måde indstilles tidsvinduer, hvor e-mails kan redigeres efter et af de fem trin. Forresten: Hvis du sender en e-mail, bliver der normalt hentet nye e-mails. Men nye mails betyder nye distraktioner. Indstil programmet til kun at hente nye e-mails, hvis du virkelig vil. Så du kan arbejde uforstyrret og koncentrere dig bedre om den aktuelle opgave. Derudover kan du tømme indbakken helt uden at risikere at blive distraheret af nye mails. Proaktivt arbejde frigiver kræfter - den, der reagerer, bliver kun syg i værste tilfælde.

Hvilke udfordringer har laptop og co med sig? Ustrukturerede filer. Ligegyldigt om lille hold eller stor afdeling? Søg gange røver værdifuld tid. Arkiveringsstrukturer har udviklet sig over tid i mange virksomheder og er fortsat med at vokse. Alle opbevarer dokumenterne efter deres bedste viden og tro, hvor dette forekommer mest logisk. Men hvad en medarbejder mener er logisk, den næste behøver ikke at forstå eller give mening i lang tid. I årenes løb resulterer dette i duplikat arkiveringssystemer og undermapper, der rejser flere spørgsmål end hjælp. Datakoset er forprogrammeret. Det er ingen hemmelighed, at dokumenter skal pænt navngives. Freestyle er derefter at bruge en ensartet struktur, at formulere faste spilleregler og adlyde dem.

Lyder nemt ...

Men det er det ikke. Teori og praksis er to forskellige verdener. Sidste år gennemførte vi en undersøgelse af effektiviteten i samarbejde med AKAD Hochschule i Leipzig. Ud over brugen og virkningen af kommunikationsværktøjer på hverdagen har vi også fokuseret vores opmærksomhed på kombinationen af orden og produktivitet. Vores undersøgelsesresultat har tydeligt vist, at de er direkte relaterede. Uanset om det drejer sig om indbakke-mappen eller den digitale dokumentarkivering.