Kunsten at dybe bunke

Om to timer kan vi ikke gøre det, det giver mig ikke noget håb. Christine Widmayer giver et enkelt blik for at vurdere situationen. Vi står over for hendes nye sag, forbrydelsesscenen er mit skrivebord, synderen er mig. Vi ser på bunkerne på, under og ved siden af bordpladen de papirbjerge, der er vokset støt i de sidste måneder og år. Disse bjerge forekommer mig ukuelige. For Widmayer er jeg derimod en lettere sag. Hun har set mange kontorer, hvor ikke engang gulvet var synligt. Om to coaching-timer lover hun mig, kaoset vil ikke være helt klart, men hun vil samarbejde med mig om at udvikle et slags stak-undgåelsessystem for fremtiden.

Christine Widmayers sorteringsservice på kontoret www.absolut-sortiert.de kaldes af både større virksomheder og selvstændige, og de har alle det samme problem: papirbunkerne på deres skriveborde er vokset over deres hoveder. Widmayer hjælper dem ud igen. Nogle booker dem i to timer som mig, andre i 20 eller bare i flere uger. Hendes værste tilfælde var en advokat, hvis sekretær havde forladt et kontor fuldt af stakke. Fire uger, siger Widmayer, var hun næppe kommet ud af rummet. Hun er en kvalificeret bibliotekar og har arbejdet som projektleder, hun kender sin måde at sortere strategier på. Og at rydde op i ting fra andre er meget lettere end at eje dem alligevel, fordi du er udenfor.

At holde orden giver arbejdstid

Jeg har det bedre, så snart hun fortæller mig, at hun selv engang var temmelig kaotisk. Og rapport: Fra min sidste skat, hvor jeg har søgt de støvede bunker i en hel dag på jagt efter kvitteringer. Af den glemte check, som jeg var glad for at finde, og af damen i banken, der næste dag ikke kun nægtede at indbetale checken, men så på ham som en gammel knogle. Det var da jeg begyndte at drømme om en tom bordplade, arkivering af papirer og et stressfrit selvangivelse.

"I gennemsnit bruger vi 20 procent af vores arbejdstid på søgninger," siger Widmayer. Et alarmerende nummer. På en uge er dette en hel arbejdsdag, om et år 50 dage! Temmelig tid, som jeg kunne bruge til andre ting. Psykologisk set, siger Widmayer, er det også meget nyttigt at komme til et skrivebord om morgenen, hvor intet eller kun oppgavelisten ligger. Dette undgår også denne forkrøblende følelse af, at jeg kun kender alt for godt: man ved ikke, hvad man skal gøre med, står først op igen for at lave en te og er desto mere desperat, hvis man næppe er tilbage til bordet koppen finder.

På mit skrivebord genkender Widmayer et par spor af forsøgene, men på en eller anden måde at etablere orden: En hængende hylde, der løber over. To penkasser, hvor alt andet end penner er opbevaret. Jeg skammer mig lidt, når jeg skal hæve skufferne i en rullecontainer, og vi støder på en to år gammel revnet kiksrulle. Men Christine Widmayer beroliger mig: Jeg er lige så rodet som de fleste andre. "Vi er bare ikke født for at holde orden," siger hun, "delvis fordi vi har en tendens til at udskyde og for det andet fordi vi bare ikke ved, hvor vi skal sige det."

Så det vigtigste er at oprette et system, der fungerer. At finde et sted til alt, hvad der ender på skrivebordet. Jeg får en lektieopgave: I weekenden skal jeg kigge på mine bunker, tage hvert stykke papir i min hånd og tænke over, hvad jeg vil gøre med det, hvor ofte jeg har brug for at få adgang til det, og hvor dokumentet bedst skulle opbevares. Det første skridt i eliminering af stabler, lærer jeg, er at sætte nye stakke op, systemstakke. Grupper med kategorierne "Kast væk", "Giv væk", "Arkivering", "Arbejder stadig".

En uge senere, når Christine Widmayer vender tilbage, ser det ud til at være mere rodet ved første øjekast end før, fordi ordet i min undersøgelse er dækket med nye stakke. Der har været en hel del, fordi jeg har oprettet et par flere kategorier, når jeg sorterer, for eksempel "læst endnu", "bogstaver", "informationsarkivering" eller "fotos".

Enkle værktøjer gør det lettere at holde tingene organiserede

Det næste trin er at sortere stablerne. Sammen tænker vi på, hvilke organisatoriske værktøjer der er bedst for mig: En flad hylde? Postkasser? Hængende fil? En skrivebordsmappe eller måske foretrækker indstillingsfiler? Spørgsmål, som jeg aldrig har tænkt på før. "Alle skal selv finde ud af, hvilket system der passer dem bedst," siger Widmayer. Men hun anbefaler et par grundlæggende. For eksempel en indbakke, så du kan forstrukturere alt, hvad der kommer ind. En rullende container til aktuelle projekter, som kan sorteres i suspenderede filer.Hun er også en stor fan af disse gennemsigtige clearcovers, hvor du kan sammensætte flere ark - et meget simpelt, men effektivt værktøj, især hvis du sætter et post-it på det øverste ark og skriver ned, hvad der er der, og hvad der sker med det skal.

Jeg vælger en skrivebordsmappe til aktuelle projekter, for seniorsamlere til ældre dokumenter og klassiske tykke filmapper. I fremtiden skulle jeg søge gennem mine dokumenter en gang om ugen. "Orden er ikke en betingelse," advarer hun, inden hun forlader igen og lader mig være alene med mit nye system, "du er nødt til at arbejde permanent mod kaoset."

Lad os se, om det fungerer. Hvis ikke, kan jeg stadig efterligne en af deres klienter på et tidspunkt: Han henter ikke sine ting længere, men har et hjørne i Christine Widmayers undersøgelse. Hun opbevarer alle hans dokumenter, forbereder skatten for ham. Og når han har brug for noget, behøver han aldrig at søge, bare ringe til hende.

Christine Widmayers kontorsorteringsservice "absolut sorteret" tilbyder individuel rådgivning om kontororganisation i Berlin-Brandenburg-området. Priser og information på www.absolut-sortiert.de.

Så bestil på skrivebordet

Hvad du kan gøre på to minutter: Få det gjort! Ellers sæt et Post-It på det og skriv ned, hvad du vil gøre med det.
Alt, hvad du har brug for hurtigt og ofte, skal være inden for rækkevidde; de andre dokumenter findes f.eks. I hængende filer i rullecontainere eller i arkivmapper på hylderne.
Alt, hvad der ligger fladt, tager meget plads. Bedre: opbevar lodret, i suspensionsfiler eller opbevaringsmapper. Fordelen ved at indstille mapper: De har ingen øje og kroge på siderne, så du nemt kan lægge dem i lommen og tage med dig.
Hvis du bliver vant til at kontrollere postkassen hver dag, kan du spare meget tid: i den første kurv, alt, hvad der er nyt, i den anden kurv, de aktuelle projekter, og i bunden, de færdige dokumenter, der kan sendes til postkontoret ,
Skuffer tiltrækker kaos. Bedste brug kun til kontorartikler såsom stempel, Tesafilm, hæftemaskine osv. Hvem ønsker endnu mere ordre, kan også få skuffeseparatorer.
Ikke kun lidelse, selv dårlige kontorartikler spiser tid! For eksempel slår nogle sig selv i årevis med en halvbrudt hulstans. Hæftemaskinen skal hæftes, klæbe limpinden, klippe saksen, så banal som det måske lyder.
Fantastisk til de første Vorstrukturieren er gennemsigtige covers. På det øverste ark kan du sætte et post-it og skrive ned, hvad der er der, og hvad der skal ske med det. For avancerede brugere: En anden post-it øverst til venstre på skærmen minder dig om, hvor lang tid dette arbejde skal tage. Så du kan strukturere en hel arbejdsdag.
At smide væk: Hvad der let kan gendannes og ikke er nødvendigt snart, skal gå til skraldespanden. Hvad du gerne vil arkivere, samles bedst i arkivbokse eller mapper og tydeligt mærket.
Hvis du har brug for kreativt kaos, kan du nemt flytte scenen: hænge f.eks. Et stiftbræt på væggen og saml alt der, der inspirerer dig. Nogle har også lagt på en kreativ boks, som de gennemser efter behov.
Hvis du arbejder med huskelister, skal du kun bruge en, hvis det er muligt. For flere arbejdspladser er to-do-lister tilgængelige på Internettet (adresse se webtips).

Tip til læsning og surfing

For at læse mere: Anne Brunner: Pocket Power Soft Skills: Bestil i kaos. Hanser Wirtschaft 2007, 5,90 Euro Jürgen Kurz: Ryddet op for evigt. Tyve procent mere effektivitet på kontoret. Gabal-Verlag 2007, 19,90 Euro Susanne Roth: Bare ryddet op! Besejre kaoset på 24 timer med den forenklede metode. Campu Verlag 2005, 17,90 euro Christopher A. Weidner: Feng Shui mod kaoset på skrivebordet: Stressfri og vellykket på arbejdet. Rowohlt 2004, 9,95 Euro

Web links: - På www.bumptop.com (tidligere kun Windows) kan du downloade et program, der gør skrivebordet til et virtuelt skrivebord. Dokumenter og programmer er placeret på bordpladen, noter er fastgjort til væggen, post-it klæber, hvor du har brug for dem lige nu? som på et rigtigt skrivebord. Der er også funktionen "rydde op", der samler alle dokumenter, der er stablet på det virtuelle skrivebord. Ulempen: Du er også nødt til at gennemgå det fra tid til anden. -Gratis online opgavelister findes f.eks. På www.tadalist.com, www.todooo.com eller www.rememberthemilk.com. Tip til berygtede pushere kan f.eks. Findes i den ledsagende blog til bogen "Ting løses uden en gnist af selvdisciplin" (Katrin Passig, Sascha Lobo, Rowohlt 2008, 19.90 Euro) på www.prokrastination.com. Interessant er GTD-selvstyringsprincippet (Getting Things Done) af David Allen, mere på www.43folders.com. Selvstændige kan finde strategier på www.freelanceswitch.com.